Verslo auditas daugeliui įmonių asocijuojasi su papildomu krūviu, spaudimu ir būtinybe peržiūrėti šimtus dokumentų. Tačiau kai verslo procesai yra skaidriai organizuoti, duomenys lengvai pasiekiami, o ataskaitos – nuoseklios ir patikimos, šis laikotarpis tampa tiesiog dar viena kasdienybės dalimi, o ne iššūkiu.
Tam reikalinga ne tik disciplinuota komanda, bet ir pažangi sistema, kuri palaiko tvarką visais lygmenimis. Microsoft Dynamics NAV šiuo atveju tampa stipriu pagrindu efektyviam pasiruošimui bet kokio tipo auditui – nuo vidaus iki finansinių institucijų vertinimo.
Centralizuota informacija – vienas šaltinis visiems atsakymams
Auditoriui svarbiausia gauti nuoseklią, aiškią informaciją. Jeigu duomenys laikomi atskirose platformose, tvarkomi skirtingais būdais, tai ne tik apsunkina darbą, bet ir kelia įtarimų dėl jų patikimumo.
NAV sujungia visus pagrindinius verslo procesus: finansus, sandėlių apskaitą, pirkimus, pardavimus, tiekimą, projektus ir žmogiškuosius išteklius į vieną vientisą sistemą. Tokia struktūra užtikrina, kad kiekvienas finansinis įrašas turi savo kontekstą, o svarbiausi dokumentai pridedami tiesiai prie susijusių operacijų.
Tai pašalina poreikį „gaudyti“ informaciją iš skirtingų šaltinių – viskas matoma ir pasiekiama toje pačioje aplinkoje.
Išsamūs veiksmų žurnalai ir atsekamumas
NAV fiksuoja ne tik rezultatą, bet ir visą kelionę iki jo: kas, kada ir kokį veiksmą atliko. Šis automatinis veiklos žurnalas leidžia akimirksniu peržvelgti, kaip kito duomenys, kada buvo išrašyta sąskaita, kokiu pagrindu atliktas mokėjimas ar prekių judėjimas.
Tokio lygio skaidrumas itin palankus audito metu – viskas pagrįsta, dokumentuota ir prieinama. Visi pakeitimai turi laiko žymas ir naudotojo identifikaciją, todėl nekyla klausimų dėl duomenų kilmės ar patikimumo.
Paruoštos struktūrinės ataskaitos
Viena didžiausių administracinių naštų prieš auditą – ataskaitų rengimas. Įprastose sistemose tai dažnai reiškia rankinį darbą, papildomas „Excel“ lenteles ir ilgas valandas derinant skaičius.
Naudojant NAV, dauguma standartinių ataskaitų generuojamos automatiškai, remiantis realaus laiko duomenimis. Galima pasirinkti reikiamą laikotarpį, skyrių ar projektą, o sistema akimirksniu pateikia suvestines, parengtas pagal tarptautinius apskaitos principus ar nacionalinius standartus.
Tai ne tik sutaupo laiką, bet ir sumažina klaidų riziką.
Dokumentų priedai – viskas greta operacijų
Auditoriai dažnai prašo pirminių dokumentų: sutarčių, sąskaitų, priėmimo–perdavimo aktų. Tradiciškai šie dokumentai būna saugomi atskirose bylose ar skaitmeninėse saugyklose, o jų paieška – varginanti.
NAV leidžia kiekvieną svarbų dokumentą prisegti tiesiogiai prie konkrečios operacijos. Kai auditoriui reikia patvirtinimo, atsakingas asmuo gali iškart parodyti originalą – be papildomos paieškos ar laiko gaišaties. Šis funkcionalumas gerokai palengvina ne tik auditą, bet ir kasdienį darbą.
Duomenų kokybė – svarbiausias vidinis argumentas
Tikslūs ir tvarkingi duomenys yra svarbūs ne tik auditoriams, bet ir įmonės vadovybei. Aiški finansinė padėtis leidžia priimti pagrįstus sprendimus, planuoti investicijas, įvertinti rizikas. NAV duomenų modelis sukurtas taip, kad eliminuotų dubliavimą, sumažintų žmogiškųjų klaidų tikimybę ir užtikrintų duomenų nuoseklumą.
Kuo daugiau įmonės procesų automatizuota ir apjungiama vienoje sistemoje, tuo mažiau lieka vietos interpretacijoms. Duomenys tampa ne ginčo objektu, o bendru visų komandos narių įrankiu.