Šiuolaikinės žmogiškųjų išteklių sistemos slepia daugybę funkcijų, kurių dauguma vartotojų niekada neatranda. Personalo valdymas – tai ne tik darbuotojų duomenų bazė ar atostogų kalendorius. Tai išmani platforma, galinti transformuoti jūsų organizacijos kasdienį darbą. Šiame straipsnyje atskleidžiame mažai žinomas, bet ypač vertingas galimybes, kurios gali iškelti jūsų žmogiškųjų išteklių valdymą į visai kitą lygį.
Talentų žemėlapis – atraskite paslėptus gebėjimus
Ar žinote, kokie talentai slypi jūsų organizacijoje? Dažnai darbuotojai turi įgūdžių ir gebėjimų, kurie nėra oficialiai užfiksuoti jų pareigybės aprašymuose ar CV. Moderniose sistemose įdiegtos talentų analizės funkcijos leidžia aptikti šiuos paslėptus talentus.
Sistema gali identifikuoti potencialius lyderius, analizuodama jų elgesį projektuose, komunikacijos modelius ir netgi kitų darbuotojų kreipinius. Ji gali atpažinti darbuotojus, turinčius unikalių problemų sprendimo gebėjimų, net jei jie niekada oficialiai neparodė šių įgūdžių.
„Mūsų organizacijoje atradome, kad buhaltere dirbanti Justė turi išskirtinius duomenų vizualizacijos gebėjimus, kuriuos aptikome tik sistemai išanalizavus jos sukurtus dokumentus,” – dalijasi patirtimi vienos įmonės HR vadovė. „Dabar ji veda vidinius mokymus kitoms komandoms.”
Mikroprognozės – rytojaus įžvalgos šiandien
Įsivaizduokite, kad pirmadienio rytą jūsų sistema perspėja: „Tikėtina, kad kitą mėnesį išaugs darbuotojų kaita pardavimų skyriuje”. Arba „Marketingo komandos produktyvumas tikėtinai sumažės per ateinančias dvi savaites”.
Pažangios analitikos sistemos gali pateikti tokias mikroprognozės, remdamosi įvairiais duomenimis – nuo darbuotojų prisijungimų dažnio iki elektroninių laiškų tono pokyčių. Šios prognozės leidžia vadovams iš anksto pasiruošti ir imtis prevencinių veiksmų.
Įdomu tai, kad sistema gali pastebėti tokius subtilius ženklus, kurių žmogus paprastai nepastebėtų – pavyzdžiui, darbuotojo, kuris anksčiau visada buvo pirmasis prisijungdavęs prie sistemos, prisijungimų vėlavimas gali būti ankstyvas motyvacijos sumažėjimo ženklas.
Ugdomasis intelektas – virtuali mentorystė
Naujausiose sistemose diegiamos funkcijos, galinčios veikti kaip virtualūs mentoriai tiek vadovams, tiek darbuotojams. Ši funkcija stebi veiksmus sistemoje ir teikia individualizuotus patarimus realiuoju laiku.
Pavyzdžiui, jaunai vadovei rengiant pirmąjį darbuotojo veiklos vertinimą, sistema gali pasiūlyti gerosios praktikos pavyzdžius, perspėti apie galimas klaidas ir pateikti formuluočių, kurios padėtų konstruktyviai perteikti kritines pastabas.
„Pradėjusi naudotis šia funkcija, pastebėjau, kad mano komandos nariai daug pozityviau reaguoja į grįžtamąjį ryšį,” – pasakoja vieno startuolio vadovė. „Sistema man padėjo rasti tinkamą balansą tarp pozityvaus pastiprinimo ir konstruktyvios kritikos.”
Darbo stiliaus analizė – individualus produktyvumo receptas
Kiekvienas žmogus dirba skirtingai – vieniems produktyviausia dirbti anksti ryte, kitiems – vėlai vakare. Kai kurie geriausiai funkcionuoja dirbdami ilgus koncentruotus periodus, kiti – trumpus, bet intensyvius etapus.
Išmanios sistemos gali analizuoti individualius darbo modelius ir pateikti rekomendacijas, kaip optimizuoti kiekvieno darbuotojo darbo grafiką ir aplinką. Sistema gali pasiūlyti geriausią laiką susirinkimams, idealiausią dienos metą sudėtingoms užduotims ir netgi rekomenduoti pertraukų režimą.
„Sužinojau, kad produktyviausias esu dirbdamas 90 minučių koncentracijos periodus su 15 minučių pertraukomis,” – dalijasi vienos technologijų įmonės programuotojas. „Pritaikęs šį režimą, pastebėjau, kad per tą patį laiką padarau gerokai daugiau.”
Nuotaikos termometras – emocinio klimato monitoringas
Kaip suprasti, kokia iš tikrųjų yra emocinė atmosfera jūsų organizacijoje? Modernios sistemos siūlo „nuotaikos termometro” funkcijas, kurios analizuoja įvairius duomenis – nuo darbuotojų tarpusavio komunikacijos iki elgesio sistemoje – ir pateikia realaus laiko organizacijos emocinio klimato vaizdą.
Sistema gali identifikuoti komandas, kuriose didėja įtampa, atskirus darbuotojus, kurie rodo perdegimo požymius, ar vadovus, kurių komunikacijos stilius kelia nerimą komandoms.
Unikalus šio įrankio aspektas – jis gali aptikti problemas dar prieš joms tampant akivaizdžioms. Pavyzdžiui, sistema gali pastebėti, kad po konkretaus susirinkimo komandos komunikacijos modeliai pasikeitė, kas gali būti ankstyvas konflikto ženklas.
Talentų gravitacija – organizacinės traukos centrai
Kiekvienoje organizacijoje yra žmonių, kurie natūraliai pritraukia kitus – talentų gravitacijos centrai. Tai darbuotojai, į kuriuos kiti kreipiasi patarimo, pagalbos ar įkvėpimo.
Pažangios analitikos sistemos gali atpažinti šiuos neformalius lyderius ir „įtakos agentus”, analizuodamos organizacinių ryšių tinklus. Ši informacija ypač vertinga planuojant pokyčius, formuojant komandas ar kuriant mentorystės programas.
„Nustebome atradę, kad didžiausią įtaką organizacijoje turi ne oficialūs vadovai, o keli techninio palaikymo specialistai, į kuriuos visi kreipiasi pagalbos,” – pasakoja vienos finansinės institucijos HR direktorius. „Įtraukę juos į pokyčių komandą, pasiekėme daug sklandesnį naujos sistemos įdiegimą.”
Karjeros navigatorius – individualūs profesinio augimo keliai
Tradiciškai karjeros keliai organizacijose būna gana standartizuoti ir linijiniai. Tačiau modernios sistemos siūlo „karjeros navigatoriaus” funkcijas, kurios kuria personalizuotus profesinio augimo planus, atsižvelgdamos į darbuotojo unikalų įgūdžių rinkinį, mokymosi stilių ir karjeros siekius.
Sistema gali pasiūlyti netradicines karjeros trajektorijas, kurios darbuotojui galbūt niekada neatėjo į galvą – pavyzdžiui, IT specialistui su puikiais komunikacijos įgūdžiais gali būti pasiūlyta produkto vadovo karjera, nors jis niekada apie tai negalvojo.
„Maniau, kad mano karjera apsiribos teisininkės pareigomis, tačiau sistema rekomendavo man domėtis duomenų apsaugos sritimi,” – dalijasi vienos tarptautinės kompanijos darbuotoja. „Dabar esu duomenų apsaugos pareigūnė ir jaučiu, kad pagaliau radau savo pašaukimą.”
Mokymosi katalizatorius – tikslingas gebėjimų ugdymas
Daugelis organizacijų siūlo darbuotojams įvairius mokymus, tačiau dažnai šie mokymai nėra tiksliai suderinti su individualiais poreikiais ar organizacijos strateginiais tikslais.
Išmanios sistemos gali veikti kaip „mokymosi katalizatorius”, analizuodamos įgūdžių spragas ir rekomenduodamos tikslinius mokymus, kurie sukuria didžiausią vertę tiek darbuotojui, tiek organizacijai.
Sistema gali ne tik rekomenduoti konkretų mokymą, bet ir pasiūlyti optimalų laiką jam – pavyzdžiui, prieš prasidedant naujam projektui, kuriame šie įgūdžiai bus reikalingi.
„Sistema rekomendavo man lankyti derybų įgūdžių kursus likus dviem mėnesiams iki svarbių derybų su tiekėjais,” – pasakoja logistikos skyriaus vadovas. „Tai buvo idealus laikas – spėjau išmokti ir praktiškai pritaikyti naujus metodus.”
Organizacinis simuliatorius – saugus eksperimentavimas
Viena įspūdingiausių, bet rečiausiai naudojamų funkcijų – organizacinis simuliatorius, leidžiantis saugiai išbandyti įvairius scenarijus ir organizacinius pokyčius virtualioje aplinkoje.
Pavyzdžiui, galite simuliuoti, kaip komandos reaguotų į naujos atlygio sistemos įdiegimą, kaip pasikeistu darbo eiga perorganizavus departamentus, ar kokį poveikį turėtų naujų technologijų įdiegimas.
Simuliatorius remiasi ne tik jūsų organizacijos duomenimis, bet ir anoniminiais kitų organizacijų patirties duomenimis, kas leidžia pateikti itin tikroviškus scenarijus.
„Prieš įdiegdami komandinio darbo atlygio sistemą, išbandėme ją simuliatoriuje,” – dalijasi vienos gamybos įmonės vadovas. „Atradome, kad mūsų planuotas modelis būtų sukėlęs nenumatytų problemų, todėl jį modifikavome ir išvengėme klaidų.”
Išvados
Šiuolaikinės personalo valdymo sistemos slepia savyje galimybes, kurios gali radikaliai pakeisti jūsų organizacijos veiklą. Tai ne tik administracinių procesų automatizavimas, bet ir išmanūs įrankiai, padedantys geriau suprasti ir ugdyti jūsų svarbiausią turtą – žmones.
Verta investuoti laiko į gilesnį šių sistemų pažinimą ir jų paslėptų funkcijų atradimą. Tai gali būti raktas į efektyvesnę, produktyvesnę ir labiau įsitraukusią organizaciją.
Galbūt jūsų organizacijos transformacijos galimybės jau slypi sistemose, kurias kasdien naudojate – tereikia jas atrasti.