Atskrido partneriai iš Vokietijos. Atvažiuoja potencialus investuotojas iš Skandinavijos. Delegacija iš centrinės būstinės nori apžiūrėti Lietuvos padalinį.
Tokios situacijos – kasdienybė tarptautiniu mastu dirbančioms įmonėms. Ir nors dėmesys dažniausiai krypsta į susitikimų turinį, prezentacijas ir derybų strategiją, yra kitas lygmuo, kuris gali nulemti bendrą įspūdį: logistika.
Kaip svečias pasiekia biurą iš oro uosto? Kur apsistoja? Kaip juda tarp susitikimų? Šios „smulkmenos” formuoja nuomonę apie įmonės profesionalumą – kartais stipriau nei PowerPoint skaidrės.
Pirmasis kontaktas: oro uostas
Svečias išlipa iš lėktuvo svetimame mieste. Tai momentas, kai jis labiausiai pažeidžiamas – pavargęs, nepažįstamoje aplinkoje, dažnai su ribotu interneto ryšiu. Tai, kas nutinka per artimiausią valandą, nustato toną visam vizitui.
Blogas scenarijus: svečias turi pats ieškoti taksi, derėtis dėl kainos arba aiškintis viešojo transporto maršrutus. Net jei viskas pavyksta, lieka nejaukumo pojūtis.
Geras scenarijus: kažkas pasitinka. Nebūtinai su vardiniu plakatu kaip filme – užtenka aiškaus SMS prieš nusileidimą su instrukcijomis, kur ir kas lauks.
Puikus scenarijus: automobilis su vairuotoju arba įmonės atstovas su nuomotu automobiliu. Svečias iš karto jaučiasi pasirūpintas, gali atsipalaiduoti ir susitelkti į tai, dėl ko atvyko.
Transporto planavimas: daugiau nei taksi
Daugelis įmonių remiasi paprasčiausiu sprendimu – taksi iškvietimu. Tai veikia, bet turi trūkumų:
Kaina tampa nenuspėjama. Spūstys, kainų pakilimas piko metu, skirtingi tarifai – biudžetas ima svyruoti.
Kontrolės praradimas. Svečias lieka vienas su vairuotoju, kuris galbūt nemoka anglų kalbos, galbūt nežino optimalaus maršruto, galbūt klausosi radijo, kuris svečiui nepatinka.
Laukimo laikas. „Taksi atvyks per 10 minučių” kartais virsta 25 minutėmis. Svečias stovi ant šaligatvio ir svarsto, ar viskas gerai.
Alternatyva, kurią renkasi vis daugiau įmonių – automobilio nuoma vizito laikotarpiui. Ne svečiui vairuoti – tam dažnai trūksta noro ir prasmės – bet įmonės atstovui, kuris tampa ir vairuotoju, ir gidu, ir pirmuoju kontaktu su Lietuva.
Praktinė logistika: ką verta apgalvoti iš anksto
Štai kontrolinis sąrašas, kurį naudoja patyrę administracijos darbuotojai:
Prieš atvykimą:
- Skrydžio informacija (lėktuvo numeris, planuojamas nusileidimo laikas)
- Kontaktinis telefono numeris, veikiantis tarptautiniu ryšiu
- Viešbučio rezervacija su patvirtinimu svečio vardu
- Transportas iš oro uosto – kas, kur, kada
- Vizito programa su adresais ir laikais
Atvykimo dieną:
- Skrydžio statuso patikrinimas (dažnai vėluoja)
- SMS arba WhatsApp žinutė svečiui prieš nusileidimą
- Susitikimo vietos patikslinimas (išėjimas, laukimo zona)
- Atsarginis planas, jei kažkas nepavyksta
Vizito metu:
- Transportas tarp susitikimų
- Rekomendacijos pietums ir vakarienei
- Kontaktinis asmuo nenumatytiems atvejams
- Laisvalaikio pasiūlymai, jei lieka laiko
Automobilis ar mikroautobusas?
Pasirinkimas priklauso nuo delegacijos dydžio ir vizito pobūdžio.
Vienas ar du svečiai – pakanka sedano ar universalo. Patogu, profesionalu, lengva parkuoti.
Trys–penki svečiai – jau reikia didesnio automobilio. SUV arba erdvesnis modelis, kad visiems būtų patogu su bagažu.
Šeši ir daugiau – čia prasideda mikroautobusų teritorija. Bandyti sutalpinti šešis verslo žmones į du sedanus – prastas sprendimas. Visi važiuoja kartu, gali kalbėtis, niekas nesijauč „antrarūšiu” dėl to, kad pateko į mažiau prestižinį automobilį.
Patarimas iš patirties: geriau nuomoti šiek tiek didesnį transportą nei atrodo būtina. Erdvė niekada neerzina, ankštumas – visada.
Autonuoma.com ir verslo klientų poreikiai
Organizuojant svečių vizitus reguliariai, verta turėti patikimą partnerį. Autonuoma.com siūlo platų transporto pasirinkimą – nuo ekonominės klasės automobilių iki erdvių mikroautobusų, tinkančių įvairaus dydžio delegacijoms.
Verslo klientams aktualu:
Lankstumas. Vizito datos gali keistis, skrydžiai vėluoti, planai koreguotis. Nuomos sąlygos turi tai atspindėti.
Patikimumas. Automobilis turi būti tvarkingas, švarus, techniškai nepriekaištingas. Nėra nieko blogiau nei gėdintis prieš svečius dėl transporto būklės.
Paprastumas. Greitas paėmimas, aiškios sąlygos, skaidri kaina. Administracijos darbuotojas turi pakankamai rūpesčių – automobilio nuoma neturėtų būti dar vienas.
Dažniausios klaidos priimant užsienio svečius
Neįvertintas laikas. Lietuvoje atstumai atrodo maži, bet spūstys Vilniuje ar Kaune gali dvigubai prailginti kelionę. Visada skaičiuokite su atsarga.
Per daug optimizuotas grafikas. Trys susitikimai skirtinguose miesto galuose per vieną dieną – teoriškai įmanoma, praktiškai – stresas visiems.
Pamirštas maistas. Svečias, atvykęs po kelių valandų skrydžio, dažnai nėra valgęs normaliai. Pasiūlyti užkandžių ar sustoti pakeliui – paprasta mandagumo forma.
Kultūriniai skirtumai. Vokietis tikisi punktualumo iki minutės. Italas gali vėluoti ir nesijausti dėl to blogai. Skandinavas vertins tylą automobilyje, amerikietis – pokalbį. Verta pagalvoti iš anksto.
Informacijos trūkumas. Svečias nežino, kur vyksta, kiek truks kelionė, ar bus galimybė išgerti kavos. Paprasti paaiškinimai sumažina nerimą.
Smulkmenos, kurios kuria įspūdį
Vanduo ir užkandžiai automobilyje. Nedaug kainuoja, bet parodo dėmesį.
Telefono įkroviklis. Po skrydžio baterija dažnai išsikrovusi.
Wi-Fi. Jei automobilis turi, puiku. Jei ne – bent jau pasiūlyti mobilųjį tašką.
Temperatūra. Paklausti, ar nešalta, ar nekaršta. Nesuprantama, kodėl tiek daug žmonių to nedaro.
Muzika. Tyliai, neutrali, arba visai išjungta. Svečio skonis nežinomas, geriau nerizikuoti.
Profesionalumas prasideda nuo detalių
Galų gale, svečio priėmimas – tai komunikacija be žodžių. Kiekvienas veiksmas siunčia žinutę: kaip rimtai traktuojame šį vizitą, kiek mums rūpi partnerio patogumas, ar esame organizuoti ir patikimi.
Transportas – viena iš labiausiai matomų to dalių. Svečias gali nematyti, kiek valandų ruošėte prezentaciją. Bet jis tikrai pastebės, ar buvo pasitiktas laiku, ar automobilis buvo patogus, ar kelionė praėjo sklandžiai.
Tai investicija, kuri atsiperka per santykius. O geri verslo santykiai, kaip žinome, prasideda ne nuo sutarties – jie prasideda nuo pirmojo įspūdžio.